Организация архива электронных документов

Электронный документооборот все шире практикуется в современном бизнесе. В число неоспоримых преимуществ обмена файлами вместо бумаг входят ускорение и рационализация информационных процессов компании, рост ее общей производительности, расширение возможностей коллективной работы с официальной документацией, сокращение финансовых расходов. Документооборот включает процессы создания, передачи и хранения официальных бумаг. Его электронная форма не является исключением.

Как следствие, одним из наиболее значимых вопросов в данной сфере можно считать создание условий хранения и организацию работы с электронными документами в архиве.

Что такое электронный архив и каковы его преимущества?

электронный архив документов организации — это специализированная система хранения документации в цифровой форме. Использование подобных систем позволяет рационализировать и оптимизировать многие бизнес-процессы. Архивом часто называют обычные хранилища цифровой информации. Однако, это не просто сервер или склад носителей. Прежде всего, это технологии и производственные процессы, необходимые для обеспечения полного цикла хранения документации: учет, описание, обеспечение сохранности, развитие справочного аппарата. При этом цикл охватывает все этапы хранения: от экспертизы ценности до последующего использования. К числу задач, которые можно решить за счет организации электронного архива документов, можно отнести обеспечение достоверности, целостности, подлинности, долговременной сохранности документации.

С помощью подобной системы осуществляется информационная поддержка деятельности компании. Справка Среди основных преимуществ перевода официальных бумаг в цифровую форму можно выделить: единое информационное пространство (база данных или файловое хранилище); быстрый поиск по реквизитам или контекстный поиск по содержимому; использование современного программного обеспечения для создания и редактирования файлов; сортировка и систематизация по степени актуальности; поддержка работы в разных режимах, удаленного доступа, экспорта и импорта; многопользовательский режим; защита от несанкционированного доступа (шифрование, контроль прав доступа, протоколирование, использование электронно-цифровой подписи);

Этапы создания электронного архива

Системный подход к организации архива позволяет выявить основные потребности компании в данной области деятельности и выбрать оптимальные способы их удовлетворения. Создание электронного архива, как правило, проходит в несколько этапов: Этап № 1. Планирование функций системы В первую очередь необходимо определить цели создания цифрового хранилища: какие функции будет выполнять система, какие задачи решать. Этап № 2. Анализ деятельности компании Определение специфики деятельности компании, выявление используемых средств коммуникации и задействованных субъектов; Разделение объектов документооборота на основные и второстепенные; Анализ используемых информационных систем, определение основных форматов и способов хранения данных; Выявление базовых атрибутов для разработки системы поиска и каталогизации массива;   Этап № 3. Расстановка приоритетов в вопросе создания подсистем Определение последовательности реализации задач, которая во многом зависит от общего масштаба работ и их сложности. Важность отдельных компонентов позволяет установить оптимальный порядок их внедрения. Этап № 4. Обследование и систематизация существующего бумажного архива Необходимо выявить бумаги, перевод которых в цифровую форму целесообразен, и отделить те, которые уже утратили актуальность. Это позволит сократить временные и материальные расходы. Этап № 5. Оцифровка Наиболее распространенной технологией на данный момент является сканирование.  В некоторых случая проводится последующее распознавание текста. Этап № 6. Ввод данных в систему На заключительном этапе каждый объект регистрируют и описывают, устанавливают его связь с другими объектами.

Комплектование архива организации электронными документами

Для того чтобы наладить в компании процесс передачи документации на архивное хранение, важно определить порядок комплектования и его источники. Необходимо: Определить подразделения, для которых передача дел в архив является обязательной; Установить состав дел; Организовать процедуру передачи на архивное хранение; Экспертиза ценности проводится аналогично с документацией на бумажных носителях с учетом таких признаков как подлинность, наличие цифровой подписи, возможность воспроизведения и обработки без применения специализированного программного обеспечения, возможность обеспечения временного хранения (более 10 лет);

На начальном этапе комплектование архива организации электронными документами производится их конвертирование в необходимый формат (для государственных и муниципальных хранилищ законодательно установлен формат PDF/A), включение ее в контейнер вместе с дополнительными файлами (приложениями, подписями, сертификатами, метаданными) и создание описи с указанием индекса дела в соответствии с номенклатурой дел, заголовка, крайних дат, количества листов.