Вся правда про бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерия – это не то, о чем руководству компании хочется думать, и на что бизнес с удовольствием тратит время и деньги.

Об аутсорсинге бух услуг чаще всего задумываются в следующих случаях.

Во-первых, если возникает явная проблема: 

• бухгалтер неожиданно уволился или вышел из строя в период отчетности;
• налоговики по вине бухгалтерии оштрафовали компанию или заблокировали расчетный счет;
• сотрудники или подрядчики стали жаловаться на бухгалтерию;
• бухгалтер попался на мошенничестве.

Первый порыв директора – искать другого главбуха – сменяется трезвыми рассуждениями: а будет ли новый человек лучше, чем предыдущий? Не пора ли что-то менять кардинально: впредь не зависеть от конкретного бухгалтера, от его знаний и настроений и вообще не решать кадровые и организационные вопросы, связанные с учетом? Так возникает альтернатива – довериться проверенной бухгалтерской компании. 

Во-вторых, о передаче бухгалтерии на аутсорсинг начинают задумываться, когда приходит понимание, что твой бухгалтер бизнесу не товарищ: 

• ответственность на себя брать не хочет, общаться с госорганами боится или не умеет, обычно занимает выгодную для налоговой (и пассивную по отношению к бизнесу) позицию;
• оказывать качественную экспертную поддержку не может: на хватает или времени, или знаний, или опыта, или ресурсов;
• неповоротлив, не поспевает за изменениями в бизнесе, саботирует новое, предпочитает работать по-старинке.

В общем, бухгалтерская функция понимается узко: рассчитать налоги, зарплату, сдать государству отчетность. 

Довольно быстро руководство компании понимает, что чем искать сферического коня в вакууме (универсального специалиста, который одинаково хорошо разбирается в налоговых, юридических, IT-вопросах, при этом инициативен, предприимчив и ориентирован на полезный для бизнеса результат), быстрее и проще нанять бухгалтерскую фирму, обладающую разносторонней экспертной практикой и соответствующими ресурсами. 

В-третьих, бухгалтерский аутсорсинг часто рассматривают, когда перед компанией стоит задача снизить текущие расходы на бухгалтерию. Со стороны многим кажется, что услуги бухфирмы всегда дешевле, чем содержание штатной бухслужбы (действительно ли это так – рассмотрим ниже). 

К тому же, передача бухгалтерии на аутсорсинг дает возможность бесплатно (или почти бесплатно) получить доступ к технологиям, внедрение которых бизнес скорее всего не потянет ни по деньгам, ни по ресурсам. 

Ну и еще один распространенный случай, когда бухгалтерский аутсорсинг – хорошее решение, это когда в компании несколько учредителей или наемный менеджмент и нужно сохранить независимость бухгалтерской службы, исключить возможность сговора с бухгалтерией, обеспечить всем заинтересованным лицам равноправный доступ к финансовой информации. 

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Если вы раньше не сталкивались с аутсорсингом бухгалтерии, неизбежно возникают вопросы: 

• что представляет из себя обслуживание; 
• можно ли так наладить взаимодействие с бухфирмой, чтобы удаленный бухгалтер ничем не отличался от штатного; 
• как контролировать работу бухфирмы; 
• на какие критерии (кроме цены) опираться при выборе бухгалтерской компании и пр. 

Давайте вместе разбираться. 

Отдать бухгалтерию на аутсорсинг – это значит полностью или частично передать учетную функцию профессиональной компании. В этом смысле аутсорсинг бухгалтерских услуг ничем не отличается от других видов аутсорсинга: хоть клининга, хоть подбора персонала.

Каким ООО подойдет удаленная бухгалтерия?

Легче ответить от обратного – кому аутсорсинг бухгалтерии точно не подойдет.

Да, есть компании, которым бухгалтерский аутсорсинг противопоказан. 

В первую очередь, это касается руководителей, склонных к микроменеджменту и гиперконтролю, которые к тому же не готовы формализовать рабочие отношения: распоряжения им легче давать устно, глядя сотруднику в глаза, поэтому тот должен находиться в шаговой доступности и чуть не круглосуточно на связи; ведь задачи нередко возникают спонтанно, в формате «нужно сделать вчера».

Во вторую очередь, бухгалтерский аутсорсинг не подходит компаниям с очень специфическими (и даже – экзотическими) требованиями к учету. 

Бухгалтерская компания – это, в хорошем смысле слова, конвейер: учетные и бизнес-процессы грамотно спроектированы, отлажены, во многом автоматизированы, люди обучены стандартам, работают по четким регламентам. Любое отклонение от «нормы» невыгодно, поскольку это – отвлечение ресурсов и переход на индивидуальное ручное управление. 

При выборе бухгалтерской компании поинтересуйтесь, под каких именно клиентов заточены ее процессы. Аутсорсинг бухгалтерского учета для ООО – слишком общая формулировка. Кто-то специализируется на обслуживании «упрощенцев», кто-то умеет обслуживать иностранные «дочки» и представительства, а кто-то стандартизировал свои учетные процессы под крупные компании со сложным учетом.

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Бухгалтерский аутсорсинг возможен в разных комбинациях. Чем крупнее бухгалтерская компания, тем больше вариантов вам могут предложить. 

Перечень бухгалтерских услуг не ограничивается ведением налогового и бухгалтерского учета. Это может быть и функция главного бухгалтера (выполнение только самых ответственных, сложных задач), и ведение конкретных участков (например, расчет зарплаты или авансовые отчеты). 

Кроме того, это могут быть и услуги, не относящиеся напрямую к бухгалтерии (ведение кадров, юридическая поддержка, оптимизация налогов, помощь в смене учетной системы). 

Однако самый распространенный вариант – комплексный аутсорсинг, когда бухгалтерский функционал передают на аутсорсинг целиком. 

Какой вид бухгалтерского аутсорсинга выбрать, зависит от финансовых возможностей и специфики деятельности конкретной компании.

Полный аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг в варианте «все включено» – это полноценная замена штатному главбуху и даже целой бухгалтерской службе. 

Он включает в себя ведение налогового и бухгалтерского учета, расчет зарплаты, формирование и сбор первичных документов, подготовку платежек в клиент-банке, сдачу всех видов отчетности. 

Кроме того, бухгалтерские фирмы готовы предложить и смежные услуги:

• подготовку управленческой отчетности;
• оптимизацию налогообложения;
• юридическое сопровождение;
• доработку или даже смену учетных систем; 
• интеграцию разных систем друг с другом;
• внедрение ЭДО (электронного документооборота);
• хостинг или аренду 1С.