Как перейти на электронный кадровый документооборот
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:
- работодателей,
- работников,
- соискателей.
Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.
Какие документы переходят в цифровой формат
Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.
| Только на бумаге | На бумаге или электронно — по желанию работника | Можно только электронно — по решению работодателя | |
|---|---|---|---|
| Трудовые книжки | Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) | Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров | |
| Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1 | Заявление о выдаче документов, связанных с работой | Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО | Локальные нормативные акты |
| Приказы (распоряжения) о увольнении работника | Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению | Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы | |
| Журналы и ведомости инструктажей по охране труда | Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы |
Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.
Каковы права и обязанности работодателей
и работников
Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.
Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.
- Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.
Как обмениваться документами
Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):
- ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
- ИС работодателя, если она позволяет:
- подписывать и хранить электронные документы;
- фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.
Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:
- письменно,
- через ИС работодателя,
- по электронной почте,
- через ЕЦП «Работа в России».
Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.
Как перейти на электронный кадровый документооборот
Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.
В этом документе надо указать:
- сведения об используемых ИС;
- порядок доступа к ИС работодателя;
- перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
- перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
- сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
- сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
- порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).
В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.