ЧТО ТАКОЕ АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?

Аудит бизнес-процессов — это исследование с целью оценки ключевых показателей текущей деятельности организации, эффективности операционных процессов, а также формирования рекомендаций, направленных на повышение эффективности. В ходе проверки могут оцениваться производственная, коммерческая или управленческая деятельность компании.

В отличие от других финансового, производственного, операционного или стратегического, аудит бизнес-процессов имеет ряд особенностей:

• Охватывает широкий спектр задач;
• Ориентируется на все аспекты работы компании;
• Не ограничивается вопросами повышения эффективности производственной деятельности;
• Оценивает текущую и операционную деятельность в совокупности со стратегическими задачами.

МАТЕРИАЛ ОКАЗАЛСЯ ПОЛЕЗНЫМ?Оставьте почту и мы пришлем его в формате .pdf

КОГДА ПРОВОДИТЬ АУДИТ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?

В связи с экономической нестабильностью и реакцией компаний на различные вызовы (изменения в стратегии, оптимизация бизнес-процессов и различных операций, формирование новых конкурентных преимуществ т.д.), бизнес-аудит становится все актуальнее.

Если не принимать во внимание плановые проверки, которые во многих организациях проводится не реже одного раза в год, то существуют два вида случаев, когда бизнес-процессы нуждаются в тщательном анализе. Обычно эта потребность связана с внутренними или внешними изменениями.

• Аудит проводится после внедрения новых документов, инструкций или инструментов, непосредственно связанных с бизнес-процессами.

Такая проверка проводится после того, как в организации вступили в силу новые регламентирующие документы, появились новые должностные инструкции или рабочие инструменты, требующие обучения и адаптации сотрудников (к примеру, организация начала использовать новые информационные системы). В этом случае аудит должен выявить, насколько и как внутренние изменения повлияют на привычную работу организации.

Как правило такая проверка проводится через 1-2 месяца после внедрения новшеств, чтобы дать время персоналу привыкнуть к инновациям, а затем проанализировать – удачным ли было внедрение и нет ли каких-либо сложностей с работой по новому регламенту или с новыми инструментами. Глубина исследования зависит от того, насколько значительными были изменения привычной деятельности и являются ли они критичными для компании.

• Аудит проводится после выявления внешний или внутренних угроз, способных повлиять на эффективность компании в целом, или же на какие-либо конкретные внутренние процессы.

Обычно такой аудит инициируется владельцем или топ-менеджментом. Внеплановому аудиту предшествуют резкое снижение прибыли или производительности, рост количества нареканий со стороны клиентов или сотрудников, а также возникновение предложений, связанных с оптимизацией работы предприятия.

КАКИЕ БЫВАЮТ ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ?

1.

ОСНОВНЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

К этому виду относится вся деятельность компании, непосредственно или косвенно влияющая на получение прибыли: производство продукта или предоставление услуг, продажи, логистика, сервисная или гарантийная поддержка. 2.

ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ (СЕРВИСНЫЕ) БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Помогают выстраивать предыдущие. Как правило, они не генерируют прибыль, а наоборот являются статьями расходов, хотя при этом позволяют достигать как краткосрочных, так и долгосрочных целей. Сюда относятся: HR, маркетинг, PR, бухгалтерский учет, закупки, юридическое сопровождение, обеспечение безопасности. 3.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Определяют технологию управления всей компанией. Существую стратегические, тактические и операционные процессы управления. Если первые и вторые подразумевают «долгий» горизонт планирования (от нескольких месяцев до нескольких лет), то третьи определяют технологию управления всей организацией «здесь и сейчас». 4.

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

Отдельная категория, куда входят непрерывная работа над повышением удовлетворенности клиентов, повышением качества продукта, оптимизация производства и т.д.

В каждой компании есть собственный перечень бизнес-процессов, который формируется исходя из специфики, размеров и конкретных задач. Однако основные элементы, подлежащие аудиту, у многих организаций одинаковые:

• Ресурсы. Персонал, техника и оборудование, инфраструктура, софт.
• Документация. Нормативы, регулирующие работу с клиентами, и внутренняя деятельность, отраслевые стандарты, законы, финансовая, а также рабочая документация.
• Продукт. Товар или услуги, которые предоставляются конечному пользователю.