Для чего создается, какие функции выполняет и чем регулируется контрактная служба заказчика

Создание контрактной службы заказчика обязательно, если годовые расходы на закупки, включая неоплаченные контракты, исполненные в прошлом году, превышают 100 миллионов рублей. Если годовой объем расходов на закупки меньше 100 миллионов рублей, заказчик вправе ограничиться введением должности контрактного управляющего.

Регулирование контрактной службы

Правовое регулирование контрактной службы осуществляется:

• законом 44-ФЗ;
• Приказом Минэкономразвития №631;
• внутренним Положением о закупках;
• отраслевыми нормативными актами.

Ст. 38 закона 44-ФЗ определяет условия создания и основные функции контрактной службы, а также требования к участникам. Приказ №631 содержит типовой регламент работы контрактных служб, на основании которых заказчики разрабатывают внутренние регулирующие акты и положения о контрактных службах.С утвержденными положениями о контрактных службах некоторых крупных госзаказчиков можно ознакомиться здесь.

Контрактную службу не следует путать с закупочной комиссией, непосредственно определяющей победителя конкурса или аукциона – представители контрактной службы должны лишь обеспечивать техническую работу комиссии и оценивать соответствие характеристик товаров участников закупочной документации, но решение при этом принимает комиссия, в которую обычно не входят члены контрактной службы.

Функции и задачи

К основным функциональным обязанностям контрактной службы относятся:

• планирование закупочной деятельности заказчика;
• проведение исследования рынка;
• обоснование условий закупок и начальной цены контракта;
• организация общественных обсуждений закупок;
• публикация в ЕИС извещений, проекта контракта, закупочной документации и иных документов;
• организация заключения контракта с победителем закупочной процедуры;
• приемка товаров, работ и услуг по контракту, проведение экспертизы;
• подготовка и хранение протоколов закупочной комиссии;
• обеспечение технической и организационной стороны работы закупочной комиссии;
• взаимодействие с исполнителем.

К взаимодействию с исполнителем относится перечисление оплаты по контракту, истребование пеней и штрафов при нарушении условий, включение в списки недобросовестных исполнителей и т. д.

Переговоры с потенциальными исполнителями осуществляются на стадии исследования рынка, когда контрактная служба подготавливает план закупок исходя из объема выделенных средств, потребностей заказчика и предложений на рынке.

В целях исполнения своих функций контрактная служба имеет право:

• формировать план закупок и план-график;
• выбирать способ определения исполнителя;
• составлять и утверждать описание объекта закупки;
• проверять участников на соответствие условиям закупки;
• оценивать предлагаемую потенциальными исполнителями продукцию (услуги, работы) на предмет соответствия описанию объекта закупки;
• определять условия привлечения субподрядчиков.

Также контрактная служба организует утверждение плана закупок заказчиком, размещает утвержденный план в ЕИС и при необходимости вносит в него изменения.

Должностная инструкция

Должностная инструкция оформляется на основании вышеперечисленных обязанностей и полномочий сотрудников контрактной службы. В зависимости от специфики деятельности заказчик должен определить в должностной инструкции:

• режим работы контрактной службы;
• список обязанностей для каждого сотрудника службы;
• порядок распределения ответственности;
• способ взаимодействия с другими подразделениями заказчика;
• условия замещения должностей.

Образец должностной инструкции сотрудников контрактной службы можно посмотреть здесь.

Функционал сотрудников контрактной службы может быть расширен в пределах, ограниченных законом 44-ФЗ, нормативными актами заказчика, а также квалификацией сотрудников службы и трудовым законодательством.

Ответственность

При осуществлении своей деятельности сотрудники контрактной службы несут ответственность:

• гражданско-правовую;
• дисциплинарную;
• административную и уголовную.

Гражданско-правовая ответственность наступает, если в результате действий контрактной службы был причинен ущерб хозяйствующим субъектам, в частности, участникам закупочной процедуры. Такой ущерб может быть причинен из-за некорректных условий контракта, составленного службой, неверно определенной цены контракта и т. д.

Дисциплинарная ответственность возникает в рамках трудового договора, заключенного между заказчиком и сотрудниками контрактной службы, и наступает при нарушении должностной инструкции, неисполнении своих обязанностей, опозданиях и прогулах.Административная ответственность наступает при нарушении порядка и сроков подписания госконтракта в соответствии со ст. 7.32 КоАП, а также при несоблюдении закупочного законодательства и отраслевых нормативов.

Уголовная ответственность наступает, если в результате действий контрактной службы был сорван крупный социально значимый проект, причинен значительный ущерб госзаказчику, или совершено коррупционное преступление.

Порядок создания и работы контрактной службы

Создание контрактной службы происходит следующим образом:

1. Устанавливается потребность в создании контрактной службы.
2. Определяются штатный состав и руководитель службы.
3. Составляется должностная инструкция.
4. Выпускается и подписывается приказ о создании службы.
5. Сотрудники приступают к исполнению своих обязанностей.

Потребность в создании службы устанавливается либо при превышении стоимости годового объема закупок 100 миллионов рублей, либо когда заказчик нуждается в упорядочении закупочной деятельности из-за большого объема мелких закупок, даже если их объем не превышает 100 миллионов в год.

Приказ о создании контрактной службы составляется в письменной форме на бланке заказчика и должен содержать:

• реквизиты заказчика;
• состав контрактной службы и дата создания;
• распределение должностей;
• ответственный за исполнение приказа;
• ФИО и подпись руководителя заказчика.