Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборота.

Теперь правила документооборота и технология обработки учетной информации — это один из самостоятельных блоков учетной политики учреждения, который утверждают в виде раздела либо отдельного документа (п. 9 стандарта «Учетная политика», п. 6 Инструкции № 157н).

Жестких требований к содержанию графика в законодательстве нет. Его разрабатывает главный бухгалтер. Обязательное условие — в графике должны быть этапы по составлению и подписанию документов, а также сроки и перечень должностных лиц, ответственных за проверку, обработку и хранение документов (п. 22 стандарта «Концептуальные основы» (приказ Минфина от 31.12.2016 № 256н), п. 9 стандарта «Учетная политика», п. 6, 14 и 9 Инструкции № 157н). Причем, чтобы избежать претензий, оговорите в правилах документооборота все возможные случаи.

Как составить график документооборота

Когда главный бухгалтер разрабатывает график документооборота, он должен руководствоваться Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете от 29.07.1983 № 105, выпущенным Минфином СССР. Хотя оно принято 35 лет назад, но не утратило своей актуальности до сих пор.

Прежде чем составлять график обработки документов, ответьте на пять вопросов.

1. Какие первичные документы использует учреждение?

Сюда входят как документы, которые составляют сотрудники учреждения, так и те, которые поступают от контрагентов. Например, табели учета использования рабочего времени, товарные накладные, акты, счета-фактуры, авансовые отчеты, приходные ордера.

Как организовать документооборот в бухгалтерии, смотрите на схеме.

2. Кто ответственный за оформление документов, схему движения документов?

Минфин требует, чтобы в графике документооборота были Ф. И. О. сотрудников, ответственных за первичный документ.

3. В какие сроки документ должен попасть в бухгалтерию и другие подразделения?

Пропишите, в какой срок вам обязаны передавать документы поставщики (акты, товарные накладные, счета-фактуры). Например, до 3-го числа месяца, следующего за отчетным.

Укажите, когда кадровики и сотрудники других подразделений должны передать вам документы. А также в какие сроки сотрудники и граждане на ГПД должны представлять авансовые отчеты. Допустим, не позднее последнего дня отчетного месяца.

4. Кто будет отвечать за принятие и обработку первичных учетных документов?

Определите сотрудников, на которых документооборот будет завершен. Это значит, что именно эти должностные лица систематизируют и накапливают информацию, которая содержится в принятых к учету первичных учетных документах.

5. Сколько вы будете хранить первичные учетные документы и регистры учета?

Учреждение хранит их в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Как оформить график документооборота

График можно оформить в виде схемы или перечня работ, которые будут выполнять все структурные подразделения учреждения и исполнители, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ по созданию, проверке и обработке первичных документов (п. 5.4 Положения № 105).