Электронный кадровый документооборот
В Трудовой кодекс внесли изменения, и с 2022 года работодатели смогут вести кадровый документооборот в электронном виде. В статье рассказываем о плюсах и минусах КЭДО и что нужно сделать, чтобы его внедрить.
Что изменили в Трудовом кодексе
Добавили три статьи, которые дают возможность все документы, связанные с трудовыми отношениями, создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде:
Статья 22_1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22_2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Статья 22_3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.
И для работодателя, и для работника это право, а не обязанность. Работодатель может не внедрять КЭДО, а работник может отказаться, даже если работодатель его внедрил.
Не все документы можно перевести в электронный вид. Строго на бумаге должны остаться:
- трудовые книжки;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда.
Как будет работать кадровый электронный документооборот
Работодатель создаёт документ в электронной форме СБИС кадровый ЭДО, подписывает электронной подписью и выгружает в систему. Сотрудник в своем личном кабинете читает документ и подписывает. Таким же образом сотрудник может отправить заявление работодателю, например, о выдаче справки о доходах, и получить документ в электронном виде в своем личном кабинете.
Электронный документооборот разрешено применять не только с сотрудниками, но и с соискателями при приеме на работу.
Где вести кадровый электронный документооборот
КЭДО можно вести на платформе «Работа в России» или в другой системе. Платформа «Работа в России» будет доступна для использования с 1 сентября 2022 года. Доступ через портал Госуслуги. Это бесплатно и для организации, и для работников. Возможный минус в том, что государственные органы получат доступ ко всем загружаемым на портал документам. Порядок работы с системой пока не разработан.
У организаций есть право использовать любую собственную разработку или другую коммерческую систему. В этом случае нужно будет потратиться на её создание или покупку.
Какая электронная подпись нужна для КЭДО
Это зависит от вида документа и от того, где ведётся КЭДО.
Если работодатель использует коммерческое решение, ему для подписи документов потребуется усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись. Работник при этом может использовать простую или усиленную подпись.
Но некоторые документы в коммерческой системе КЭДО работодатель сможет подписать только усиленной квалифицированной подписью, а работник — любой усиленной:
- трудовой договор и изменения к нему;
- договор о материальной ответственности и изменения к нему;
- ученический договор и изменения к нему;
- договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
- приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;
- уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
- согласие на перевод;
- заявление об увольнении и его отзыв.
На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал «Госуслуги». Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись.