Как платить фрилансерам

Чаще всего специалисты, которые выполняют сдельную работу, нужны в трёх случаях:

1. Желание сэкономить

Компания не тратит деньги на создание рабочего места для фрилансера: это снижает расходы на аренду офиса, организацию рабочего места, корпоративные обеды.

Кроме того, налог за сотрудничество с фрилансером меньше, чем за устроенного по трудовому договору сотрудника. За штатного специалиста компания платит налоги в размере 30,2%, а за фрилансера — 27,1%.

2. Сезонные или проектные задачи

Есть компании, которые живут в сезонном или проектном графике работ. В таком случае они не могут обеспечить постоянную загрузку специалистам, которые нужны только на определённый период.

Такие компании оставляют ключевых сотрудников, а фрилансеров привлекают только на время реализации проекта. Например, веб-студия по разработке сайтов может привлечь копирайтера для разработки описания услуг клиента. Сдав проект, компания платит за него фрилансеру и прощается — держать его в штате невыгодно.

3. «Разгрузка» штатных сотрудников

Компания может привлечь фрилансера в те моменты, когда штатные сотрудники не справляются с повышенной нагрузкой. Как правило, такие расходы планируют заранее. Например, компания по организации деловых мероприятий может привлечь дополнительных специалистов на обработку заявок от участников за две недели до конференции.

Сложности при легальном сотрудничестве с фрилансерами

Сотрудничать с фрилансерами бывает выгодно, но компании не всегда готовы их приглашать. С ними нужно заключать договор и платить налоги.

Чаще всего с фрилансерами подписывают гражданско-правовые договоры. В них указаны задачи, сроки выполнения и размер оплаты работы фрилансеров. В таком случае вознаграждение фрилансера облагается двумя видами налогов:

• Налог на доход физических лиц в размере 13%. Если фрилансер получает оплату от зарегистрированного в России юридического лица, то оно сразу удерживает этот налог. Например, услуги фрилансера стоят «чистыми» 10 тысяч рублей. НДФЛ составит 1494 рублей — это значит, что в договоре будет указана сумма вознаграждения в размере 11494 рубля.
• Страховые взносы: в Пенсионный фонд и Фонд медицинского страхования. Работодатель отчисляет от указанной в договоре суммы в 11494 рубля налог в размере 3115 рублей, который складывается из 22% в пенсионный фонд и 5,1% — в фонд медицинского страхования. Специалист получит 10 тысяч рублей, а компания заплатит за сотрудничество налоги на сумму 4609 рублей.

Компании вынуждены заключать договоры с фрилансерами, контролировать сроки выплат, создавать акты о выполнении работ, рассчитывать налоги и вовремя платить их. Это дополнительная нагрузка на бухгалтерию, и, если компания сотрудничает с тысячами исполнителей, ей приходится расширять штат бухгалтеров.

Если бизнес сотрудничает с тремя фрилансерами, он, как правило, справляется без дополнительной поддержки. Но если их десятки — становится сложно.

Срабатывает человеческий фактор: бухгалтер может забыть вовремя подать налоговую декларацию, неправильно рассчитать отчисления налоговой или ошибиться с суммой выплаты.Елена Орлова, управляющий директор сервиса Platron

Если компания вовремя не выплатила налоги, придётся оплатить пени за каждый просроченный день неуплаты налогов. Если налоговая служба докажет, что компания умышленно занизила налоговую базу, её могут оштрафовать на сумму от 20% до 40% от размера налога.

Чтобы снять с себя обязанность платить налоги за физическое лицо, компании предпочитают работать с фрилансерами, у которых есть статус ИП. У них появляется особый статус, аналогичный юридическим лицам — поэтому за уплату налогов они отвечают самостоятельно.

Иногда компании уходят от налогов, работая с исполнителем без договора. Это рискованно: налоговая может узнать о незаконных выплатах и выписать штраф, или недобросовестный исполнитель, получив оплату заранее, пропадёт.

Всё больше компаний предпочитает ответственно платить налоги и заключать договоры с исполнителями. Они понимают, что риски от невыплат выше расходов на налоги.Елена Орлова, управляющий директор сервиса Platron

Как упростить оплату работы фрилансеров

Пользоваться платёжными сервисами — они помогают автоматизировать документооборот и выплату фрилансерам.

Вместо сотен договоров с разными исполнителями у компании появляется договор с одним подрядчиком. Он ведёт документооборот за клиента: заключает договоры, создаёт акты выполненных работ, контролирует подписание документов. Также подрядчику можно поручить расчёт налогов и их выплату.

Для оплаты услуг фрилансеров достаточно передать подрядчику размер выплаты, деньги для оплаты, срок и данные исполнителя: СНИЛС, ИНН, паспортные данные. Далее сервис выплатит деньги удобным для исполнителя способом: на электронный кошелёк, банковскую карту или расчётный счёт.

В конце месяца платёжные сервисы предоставляют клиенту отчёт по проведённым выплатам и комплект закрывающих документов — и таким образом забирают у бизнеса лишнюю нагрузку и помогают ему сфокусироваться на своём деле.