ПРОГРАММЫ СКЛАДСКОГО УЧЁТА

За продажами в небольшом киоске можно следить с помощью таблиц Excel, но при расширении бизнеса нужна программа для торгового или складского учёта. Чтобы выбрать подходящий сервис и не переплачивать за лишний функционал, разберитесь в возможностях и основных отличиях программ. В статье расскажем о критериях выбора и перечислим бесплатные и платные системы товароучёта.

Зачем нужны складские программы

Если вы записываете поступления и продажи товаров в блокноте или гугл-таблицах, вы уже занимаетесь учётом склада. К тому же контрагентам приходится выписывать и получать от них накладные и счета-фактуры, а это документы не только для бухгалтерского, но и для складского учёта.

Учёт склада

Складской учёт ведут для контроля за товарами, чтобы видеть запасы на складе, объём проданного товара и недостачи. Склад программа и Учёт защищает от затаривания, воровства и потерь денег — например, из-за внезапно обнаруженной просрочки 30 коробок сгущёнки. Вот главные показатели, которые помогает видеть товароучёт:

• объёмы продаж;
• товарооборот по группам;
• остатки в торговом зале и на складе;
• сроки хранения;
• сроки расчётов за поставки.

Для ведения товароучёта оформляют документы по полученным и отгруженным товарам: накладные, ордеры, акты, — бланков не так много, а формы утверждены государством, так что разобраться в них несложно. 

Автоматизация складского учёта

Товароучётный сервис или программа серьёзно облегчают работу и избавляют от большинства ручных операций. С учётным софтом легко заполнять документы и работать с маркировкой, быстро назначать цены и менять ценники в магазине, контролировать объём запасов. Также уменьшается потребность в персонале. Все это в итоге работает на прибыль, а небольшие затраты на автоматизацию склада окупаются за несколько недель.

Товароучётные системы решают задачи, к которым сложно подступиться при «ручном» учёте:

• вам не нужно всё время быть в магазине или регулярно заглядывать на склад, потому что смотреть отчёты о выручке и контролировать товароведа можно через программу;
• вы своевременно и в нужном объёме закупаете новые партии товаров, потому что следите за остатками через систему;
• у вас есть удобная аналитика по ежедневным продажам;
• вы вычисляете неходовые товары и не даёте им залежаться, работая с ценой;
• корректируете продажные цены при изменении закупочных цен и не теряете прибыль;
• легко следите за перемещением товаров между магазинами и складами;
• легко пишете задания сотрудникам магазина или склада, а они моментально получают их через систему и так же быстро отчитываются;
• рационально используете площадь и объём склада;
• сокращаете случаи мошенничества и ошибок сотрудников;
• меньше неясности с излишками и недостачей при инвентаризации;
• больше нет незаменимых сотрудников, которые знают, что где лежит;
• даже упаковку/распаковку и взвешивание товаров можно улучшить с помощью складского софта. 

В бесплатных программах для учёта товара на складе есть минимум возможностей, за расширенный функционал придется платить от 200 рублей в месяц. 

Интеграция с кассой и оборудованием 

Для автоматизации всего цикла торговли товароучётную систему интегрируют с кассой и другим оборудованием. Элементы системы должны быть совместимыми: перед покупкой убедитесь, что кассовый софт «дружит» со складской программой.

Касса. Чтобы торговать по закону, нужна касса и источник названий товаров, которые попадут в чек. Раньше можно было выдавать простой чек с суммой покупки, теперь в нём приходится отражать проданные товары через названия или штрихкоды. ИП на спецрежимах, которые не продают табак и алкоголь, могут не указывать в чеке наименования до 1 февраля 2021 года, все остальные должны это делать уже сейчас. 

Названия товаров можно ввести в кассовую программу. Но если у вас большой ассортимент, удобнее передавать названия из товароучётной системы. Для этого достаточно интегрировать складскую и кассовую программы. Так в чеке появляются все реквизиты, а в складском учёте отражается количество проданных и оставшихся товаров.

Сканер штрихкодов. Вносить названия товаров в складскую программу можно с помощью сканера. Вы принимаете товар от поставщика, считываете код, программа находит его в огромной базе штрихкодов и создает новую товарную карточку или открывает готовую, а вы вносите количество товара, дату и другие данные. 

Весы. Весы, которые взвешивают мармелад, а потом печатают наклейку с ценой, «общаются» не с кассой, а со складской системой. Именно она передает на устройство базу с товарами и ценами. Такие весы стоят в зоне самообслуживания или в подсобке, где фасовщики готовят весовой товар для раскладки на полках.

Интеграция с бухгалтерией и интернет-магазином

Программу для учёта склада и кассовую программу можно синхронизировать с бухгалтерской системой, чтобы отправлять документы о продажах и поступлениях товаров. Вам больше не придется передавать бухгалтеру бумажные или сканированные накладные, а ему — вручную вводить данные в систему. В учёте становится меньше ошибок, а бухгалтерия избавляется от рутины и занимается более важными задачами.

Если у вас интернет-магазин, вы можете «подружить» с ним складскую программу. Тогда сведения о количестве товара будут попадать в магазин моментально, и клиенты не смогут заказать то, чего нет. А заказы будут сразу отправляться кладовщикам, чтобы они подготовили пакеты для передачи курьеру.