Восстановление бухгалтерского учёта — пошаговая инструкция
Проанализируйте текущее состояние учёта
На этом этапе нужно оценить масштабы проблемы:
- За какой период нужно восстанавливать учёт.
- Какие документы есть, а какие нужно сделать и знать Цена восстановления бухгалтерского учета.
- Какие ошибки есть в документах: арифметические, неверные проводки, неправильное применение налогового законодательства и т.п.
- Примерное количество отсутствующих документов, численность сотрудников, список контрагентов и т.п.
Каждой бухгалтерской операции должен соответствовать свой первичный документ, например:
- При отгрузке либо поступлении товаров (продукции) необходимо выписать или запросить от контрагента накладную.
- При оказании либо получении услуг — оформить или запросить акт.
- Если компания платит НДС, то на каждую операцию по отгрузке или оказанию услуг нужно выписать счёт-фактуру. При этом от поставщиков, которые также работают с НДС, необходимо, кроме накладных или актов, получить входящие счета-фактуры.
- При выдаче зарплаты нужно сформировать платёжную ведомость.
- Для подтверждения поступления денег на счёт или их списания необходимы платёжное поручение и выписка банка.
Проще всего понять, какой информации не хватает, если у компании сохранилась электронная база, а пострадали только бумажные документы. Тогда можно последовательно распечатывать из базы свои документы и запрашивать у контрагентов недостающие.
Сложнее, когда учёт не велся совсем, или информационная база утрачена вместе с документами. Тогда придётся отталкиваться от актов сверок с контрагентами и на их основе восстанавливать первичку компании.
Составьте план работ
План зависит от конкретной ситуации, но в целом выглядит так:
- Инвентаризация основных средств, материальных запасов и других ценностей.
- Предварительная сверка расчётов с контрагентами, налоговыми органами и внебюджетными фондами.
- Восстановление первичных документов. Свои документы компания может создать повторно, а у контрагентов запросить в виде копий или дубликатов. Если учёт велся частично, и компания сдавала налоговые декларации и отчёты в фонды, можно запросить их копии. Это поможет оценить масштабы ошибок при начислении налогов и взносов. Однако нужно иметь в виду, что такой запрос, скорее всего, привлечёт внимание контролирующих органов и компания может попасть в план проверок.
- Создание на основе восстановленных документов учётных регистров.
- Итоговая сверка расчётов с контрагентами и контролирующими органами. При необходимости — исправление обнаруженных ошибок.
- Подготовка и сдача уточнённой бухгалтерской и налоговой отчётности. Скорее всего, при этом придется заплатить недоимку по налогам и пени.
Проведите мероприятия по восстановлению учёта
На этом этапе нужно исполнить план с учётом следующих моментов:
- Соблюдайте хронологию: восстанавливайте и исправляйте документы начиная с самого раннего периода, а на их основе — более поздние.
- Помните, что в налоговой и фондах есть только те данные по начисленным налогам и взносам, которые предприятие предоставляет в виде деклараций и другой отчётности. Даже если за период, который восстанавливаете, вы сдавали налоговую отчётность, скорее всего информация была искажена. Учитывайте это при сверке расчётов по обязательным платежам.
- Возможно, что часть первичных документов восстановить не удастся. Например, если контрагент уже ликвидирован.Тогда придётся пересчитать налоги без учёта этих документов и сдать уточнённые декларации.
В каких случаях нужно восстанавливать бухучёт
Учёт не вели совсем
В среднем и крупном бизнесе это редкость, а вот в микрокомпаниях весьма возможно. В таких организациях за бухучёт обычно отвечает один специалист. И если он неожиданно для руководства подаст заявление на увольнение, то найти замену за две недели положенной отработки может быть непросто.
Директор редко сам разбирается в бухучёте, да и в любом случае у него достаточно других забот, даже в небольшом бизнесе. Поэтому в таких случаях до выхода на работу нового бухгалтера учёт просто не ведут.
Учёт вели с серьёзными нарушениями
Это бывает, когда бухгалтерию поручают кому попало, то есть некомпетентным или недобросовестным специалистам. До поры до времени руководитель всецело доверяет бухгалтеру или аутсорсинговой компании, а при смене бухгалтера или в результате аудиторской проверки обнаруживается масса нарушений и недоделок.
Изменился статус компании
Малые предприятия имеют право вести бухучёт и сдавать отчётность по упрощённой форме. Но если масштабы бизнеса, например, по выручке превысят лимит, то компания должна будет сдать годовую бухгалтерскую отчётность на общих основаниях. Поэтому придётся пересмотреть все учётные регистры с начала года так, чтобы можно было составить годовой отчёт по стандартной форме.
Аналогичная ситуация и с налоговым учётом, который обычно базируется на данных бухгалтерского. Например, компания на УСН «Доходы» может не вести налоговый учёт расходов, а доходы считает кассовым методом. Но если она превысит ограничение по годовой выручке в 200 млн руб., придётся с начала текущего квартала платить налог на прибыль. Для этого будет необходимо организовать налоговый учёт как доходов, так и расходов по методу начисления.
Лишились бухгалтерской базы или документов
Бывает, что в результате форс-мажора компания осталась без бухгалтерских данных. Это может быть пожар, затопление, кража, заражение компьютерным вирусом, проделки бывшего недобросовестного бухгалтера и т.д. В таком случае придётся восстанавливать данные с нуля.