Онлайн-кассы: что это такое, кто должен их использовать, какие они бывают и как выбрать

Онлайн-касса (или ККТ) — аппарат для учёта продаж бизнеса. Он формирует чеки, шифрует и сохраняет их в своей памяти (фискальном накопителе), а затем передаёт эти данные в ФНС через ОФД.

ОФД — оператор фискальных данных. Он играет роль посредника между онлайн-кассой и налоговой службой, а также хранит данные о полученных чеках в течение пяти лет.

При установке онлайн-кассы компания или ИП обязаны заключить договор с оператором и оплатить его услуги. Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей — за полгода, 3000 рублей — за год, 6700 рублей — за три года. Выбрать ОФД можно в реестре компаний, аккредитованных ФНС.

Принцип работы онлайн-касс такой:

• Кассир проводит платёжную операцию за товар или услугу. Операция может формироваться автоматически при оплате в приложении или через сайт.
• Онлайн-касса передаёт данные об операции в фискальный накопитель и формирует чек.
• Чек передают покупателю — в бумажном и/или в электронном виде в зависимости от функциональности кассы.
• Фискальный накопитель сохраняет и шифрует данные чека.
• Онлайн-касса передаёт зашифрованные данные в ОФД.
• ОФД проверяет данные, обрабатывает их и пересылает в ФНС.

Покупатель в любой момент может обратиться в ФНС, чтобы проверить данные чека.

Обычно описанный процесс проходит в реальном времени. Но также допускается, чтобы онлайн-касса работала без связи 30 дней. Когда её снова подключают к интернету, она отправляет информацию сразу обо всех проведённых за это время операциях.

Важно: обязанность сдавать налоговую отчётность у компаний и предпринимателей при этом остаётся.

Кто может не использовать онлайн-кассы

Использовать онлайн-кассы должны все компании и ИП. Но есть исключения — они описаны в статье 2 №54-ФЗ.

Работать без онлайн-касс можно:

• Если ИП или физлицо работает на НПД. В этом случае они должны выдавать чеки клиентам через приложение «Мой налог» Купить онлайн кассу в Воронеже.
• Если ИП работает на патентной системе налогообложения и ремонтирует или шьёт одежду и обувь, предоставляет услуги химчистки, изготавливает ключи, ремонтирует мебель, занимается животноводством, фотографирует и обрабатывает фотографии.
• Если компания или ИП из-за специфики своей работы или особенностей местонахождения не может проводить расчёты при помощи касс. Это относится, например, к тем, кто продаёт ценные бумаги, торгует на ярмарках и в выставочных комплексах, вскапывает огороды, оказывает услуги по уходу за детьми и больными.
• Если ИП сдаёт в аренду жилые помещения и машино-места, которые принадлежат ему по праву собственности.
• Если бизнес ведёт деятельность в отдалённых и труднодоступных местах. Перечень таких мест определяют и публикуют на своих сайтах субъекты РФ.

Даже если бизнес подпадает под действие исключений, лучше регулярно следить за обновлениями закона — исключения могут убрать из списка .

Штрафы за нарушения правил работы с онлайн-кассами

Наказания за нарушения правил использования ККТ предусмотрены статьёй 14.5 КоАП РФ. Они могут быть принимать вид предупреждения, штрафа или приостановки деятельности бизнеса.

Вот основные нарушения, за которые бизнес могут наказать:

• отсутствие или неприменение онлайн-кассы;
• невыдача чека покупателю;
• непредставление документов о работе ККТ по запросу ФНС;
• некорректное использование ККТ — например, если онлайн-касса не подходит хотя бы под один пункт закона №54-ФЗ, нарушены сроки или порядок регистрации ККТ, нет связи с ОФД или заявленные суммы чеков ниже фактических.

Штрафы за отсутствие или неприменение онлайн-кассы. Для предпринимателей размер штрафа равен 25−50% от суммы, принятой без ККТ, но не менее 10 000 рублей. При первичном нарушении ИП могут получить только предупреждение.

Для компаний размер штрафов составляет 75−100% суммы, но не менее 30 000 рублей. Также в случае с юридическими лицами штрафуют сотрудника, который провёл расчёт без кассы, — на 25−50% от этой суммы.

При повторном нарушении, если совокупная сумма расчётов, проведённых без ККТ, составила 1 000 000 рублей и больше, ФНС может приостановить деятельность компаний и ИП на срок до 90 суток.

Чтобы избежать наказания, юридические лица и ИП могут сформировать чек коррекции на сумму, которую приняли без ККТ, и отправить его в налоговую. Также нужно указать причину нарушения — например, отсутствие интернета. Важно сделать это до того, как факт нарушения установит ФНС.

Штрафы за невыдачу чека. ИП и должностные лица получают штраф размером 2000 рублей. Компании штрафуют на 10 000 рублей. При первичном нарушении и компании, и ИП могут обойтись предупреждением.